L’attività quotidiana di funzionari e dirigenti trova in OpenCity un supporto puntuale, grazie a un insieme di servizi per cittadini e imprese progettati con cura e perfezionati con centinaia di esperienze di collaborazione con gli enti locali e test realizzati insieme alle persone che la usano ogni giorno. Il processo di creazione di un servizio parte da modelli predefiniti (ad esempio, modello di bonus per la casa) e permette la personalizzazione attraverso l’impostazione degli aspetti specifici del servizio che l’ente intende creare (lo specifico bonus che l’ente intende mettere a disposizione, con i requisiti di partecipazione, gli importi, l’eventuale presenza di una graduatoria).
Chi gestisce il servizio ha uno strumento semplice da usare sul pc o sullo smartphone per visualizzare e gestire le pratiche, seguirne l’avanzamento, avere visibilità delle scadenze. Per ogni servizio il funzionario ha la possibilità di visualizzare e gestire ogni aspetto di una singola pratica, valutarla, approvare o rifiutare una richiesta, inviare una richiesta di completamento delle informazioni se necessaria. L’integrazione con il protocollo permette una facile gestione della richiesta dell’utente e del procedimento amministrativo ad essa collegato. Il sistema permette anche di gestire e analizzare le pratiche in forma aggregata. Per esempio, approvare gruppi di pratiche che hanno determinati requisiti, inviare messaggi a gruppi di utenti, comporre automaticamente una graduatoria basata sulle richieste (se il servizio la prevede).
Inoltre, è possibile monitorare le performance del servizio con la possibilità di esportare i dati per ulteriori analisi. OpenCity Italia mette a disposizione un servizio di analytics che permette di visualizzare dati sotto forma di dashboard i dati di utilizzo del servizio e la valutazione che di essi danno gli utenti. Infatti, i servizi creati con OpenCity Italia prevedono una fase in cui all’utente viene richiesto di esprimere una valutazione sull’esperienza del servizio: i dati generati aiutano i funzionari a valutare l’efficacia dell’attività dell’ente ed eventuali azioni di miglioramento.