Che cos’è
Il servizio permette di prenotare una sala di proprietà dell’ente per eventi, convegni e iniziative di vario genere. A seguito della selezione di una sala tra quelle disponibili e delle giornate e degli orari in cui si desidera prenotarla, la richiesta verrà presa in carico dall’Amministrazione.
A seguito dell’approvazione, l’ente genera un pagamento, effettuato il quale sarà possibile usufruire della sala nelle giornate e negli orari selezionati.
La richiesta può essere fatta da un privato cittadino, dal legale rappresentante di un’associazione o da un consigliere comunale. L’accesso al servizio online richiede SPID o CIE.
Come funziona
Il sistema di prenotazione e pagamento delle sale comunali permette di gestire tutte le fasi di selezione, richiesta e prenotazione di una sala comunale, tra quelle messe a disposizione dell’ente. Per ciascuna scelta l’utente può visualizzare informazioni relative alla sala e gli slot disponibili.
- Scelta della sala e verifica delle disponibilità: l’utente seleziona la sala e visualizza le informazioni (indirizzo, capienza, dotazioni) e le disponibilità su calendario
- Selezione delle date e invio della richiesta: l’utente indica la durata esatta della prenotazione e può fare prenotazioni multiple aggiungendo tutte le date in un’unica soluzione
- Esame della richiesta: il funzionario prende in carico la pratica e controlla i dati
- Approvazione e pagamento: il funzionario approva e invia l’avviso di pagamento con applicazione del tariffario
- Pagamento: l’utente riceve l’avviso di pagamento via email e App IO e paga online o sul territorio
- Conferma automatica: a pagamento avvenuto, la prenotazione è definitivamente confermata
L’importo varia in base al tipo di sala e al numero di giornate e di ore prenotate. Legali rappresentanti di associazioni e consiglieri comunali possono beneficiare di agevolazioni o esenzioni. È disponibile un sistema di calcolo automatico dell’importo in funzione delle date e orari selezionati.
Per approfondire, leggi la documentazione completa.
Per il cittadino
L’utente ha a disposizione un’area personale che permette di:
- Avere in un unico punto tutte le informazioni utili sulla prenotazione della sala
- Salvare alcuni dati per non doverli inserire successivamente (es. i dati dell’associazione)
- Monitorare costantemente l’andamento della pratica, ricevendo notifiche email sullo stato di avanzamento
- Pagare tramite PagoPA integrato nel servizio
- Ricevere per email comunicazioni sulla prenotazione (es. modalità di ritiro e riconsegna delle chiavi)
- Ricevere un promemoria dell’appuntamento
Per il funzionario
Il funzionario ha un back office dove vede le pratiche e gli appuntamenti e può facilmente:
- Gestire il servizio senza vincoli di orario o di postazione, anche in smartworking
- Fare i necessari controlli sulla pratica
- Configurare il pagamento dovuto e inviarlo
- Richiedere al cittadino ulteriori informazioni: l’intera conversazione viene salvata e associata alla pratica
- Esportare i dati relativi alle pratiche in formato .csv utilizzabile in Excel
- Gestione automatica della protocollazione e della riconciliazione contabile
L’utente riceve notifiche in tutte le fasi della procedura, anche sull’App IO.
Prenotazione sale per matrimoni
È disponibile anche la versione dedicata alle sale per matrimoni e unioni civili, ottimizzata per valorizzare l’esperienza di scelta e prenotazione di una sala per il “grande evento”. Il servizio permette di prenotare una sala di proprietà dell’ente per la celebrazione di un matrimonio o di un’unione civile, con lo stesso flusso di selezione, approvazione e pagamento.